Um dos blogs que eu mais curto acompanhar é o efetividade.net. Neste último mês está rolando por lá uma série de artigos [1][2][3] sobre ferramentas de produtividade pessoal. Nesta série de artigos o Augusto Campos tem chamado bastante a participação do público e eu estive enrolando pra contribuir com a discussão. Porém eu acho que as ferramentas são muito vazias sem conversar antes sobre as práticas e técnicas que as suportam.
Vale lembrar que o que vou falar funciona para mim. Deixo esta observação pois acredito que cada um deve buscar as práticas e ferramentas que melhor lhe atendam usando e abusando de adaptações e trocas ao longo de suas vidas e experimentos.
Porque?
A primeira questão importante é o porque de precisarmos ser efetivos no nosso dia-a-dia. Se você não sente a necessidade, talvez nem precise seguir esta discussão. Mas se sente, sabe que a resposta é bem fácil de se encontrar.
Felicidade é chave.
Eu acredito fortemente que quando você não é efetivo no seu dia-a-dia você não alcança um grau satisfatório de felicidade¹. Isso é dito pelo próprio GTD. Você realiza a todo o tempo compromissos pessoais com você mesmo. Isso acontece em todo grau de coisas, das pequenas as grandes. Conforme estes compromissos não são satisfeitos sua confiança em si mesmo diminui e a começa a surgir a sensação de descontrole sobre as coisas que ocorrem ao seu redor. Não digo que você precisa controlar tudo que acontece contigo, mas que devemos ocupar a posição de condutores de nossas próprias vidas, e não apenas sentar e deixar acontecer.
Portanto, saber ser efetivo é a chave para voltar a confiar em si mesmo, em suas decisões e ações. Não quer dizer que devamos ter todo o plano detalhado da sua vida definido para os próximos 5 anos. Mas temos que ter confiança que podemos assumir compromissos consigo sem aquela sensação de que o vôo de uma borboleta pode nos tirar de curso.
Aceitar os seus limites
De início devemos que aceitar que somos limitados. Não que limites sejam ruins, pois limites representam desafios a serem superados. Estes limites se encontram em diversos níveis: limites fisiológicos, mentais, temporais, transporte dentre muitos outros. Muitas pessoas se recusam a aceitar isso e outros gostam de sonhar em modificá-los (quem nunca pediu por um dia de 36 horas?). Muitos destes limites podem ser minimizados ou alterados, mas muitos outros nos devemos aceitar e aprender a conviver com eles.
É importante respeitar nossos limites.
O primeiro grande vilão que devemos aceitar são os temporais. Uma semana tem 7 dias e um dia tem 24 horas e isso não vai mudar na Terra por um bom tempo. Aceite também que você tem outras necessidades. Dormir, comer, ir ao banheiro, se exercitar, namorar e se divertir não são luxos, são algo que toda pessoa precisa constantemente. Então, aceite que você está dentro de uma time-box e que você terá que trabalhar com esta restrição.
Aceitando seus limites começa por algo que eu faço com bastante rigor e flexibilidade (?). É como eu divido meu tempo. Dividir o tempo é uma parte importante do planejamento. Mas é importante também saber que você deve não só respeitar o seu planejamento como saber quando ele pode ser flexibilizado. Neste ponto bom senso é algo de extrema importância e neste bom senso vive o respeito aos seus limites. É desta prática que eu tiro algumas regras básicas como:
- Dormir de 7 a 8 horas por dia. Sono é importantíssimo para quem quer ter a mente em ordem. Eu sei que cada pessoa tem seu metabolismo, mas experimente dormir 8 horas por uma semana e veja os resultados.
- Não planejar mais que 30 horas da minha semana. Guardar 25% da sua semana não é gordura, é aceitar que pelo menos 25% da sua semana não pode ser prevista. Dependendo das atividades que você desempenha eu diria que você não devia nem prever mais que dois dias. Mas planejar gastar todas as suas 40h é fato que vai te levar a gastar mais tempo ou não chegar onde você gostaria.
- Respeitar suas necessidades biológicas. Comer, se exercitar e tirar um descanso são importante não só pro corpo como para a mente.
- Sou chato com meus compromissos e tenho muita facilidade em manter uma rotina, mas é importante saber quando uma regra deve ser quebrada.
Leitura em 15 minutos
Com a minha graduação, trabalho e mestrado eu acabei deixando de ler por um bom tempo. Tinham vários livros que eu desejava ler, mas a desculpa de não ter tempo deixava-os nas prateleiras de casa. Certo dia, conversando com o Rolim, ele me contou desta técnica bem simples.
Ler toma menos tempo do que você imagina
Consiste em um compromisso pessoal de ler uma certa quantidade de páginas por dia (no meu caso comecei com 10). O número não precisa ser exatamente este, pois sabemos que depende muito da tipo de leitura e tudo mais. Mas este pequeno compromisso te leva a avançar pequenos passos todo dia e te demanda pouco tempo.
Ler, para mim, é um prazer e uma necessidade. Esta prática simples me fez terminar uma grande quantidade de livros que estavam apenas juntando poeira. Além disso, ler um pouco de cada vez te ajuda a absorver melhor o conteúdo dos livros e meditar sobre o que você acabou de ver.
Técnica do tomate
Esta técnica (também conhecida como pomodoro) está bastante famosa atualmente. É uma técnica bem simples que consiste nos seguintes passos:
- Crie uma lista de tarefas que você tem a fazer.
- Escolha uma para ser realizada.
- Marque em um cronômetro 25 minutos.
- Trabalhe até o cronômetro tocar apenas naquela tarefa (não vale se distrair com outras coisas)
- Quando o cronômetro tocar. Pare o que está fazendo e tire um descanso de 5 minutos.
- Repita o procedimento.
Você nunca mais vai olhar pra um tomate com os mesmos olhos
Esta técnica é perfeita para quem trabalha com atividades que tem muito pontos de distração. Isso vale em especial para quem trabalha na frente do computador. Você com certeza tem diversas fontes de distração ao seu redor (twitter, email, gtalk, RSS). Com esta técnica eu consigo me focar em apenas uma atividade por vez e saber que ao final de 25 minutos eu poderei ver outras coisas, relaxar e depois voltar a ela, ou ir para uma outra atividade (caso tenha terminado ou apareça algo mais urgente).
O poder de concentração que se ganha é incrível e o ganho de rendimento é excepcional. Com o tempo, o hábito de se concentrar durante o tomate (como chamamos o período de 25 minutos) e depois relaxar na pausa, se mostra uma combinação poderosa para auxiliar na resolução das tarefas. Para desenvolvedores aconselho fortemente ver o material que o Pedroso está disponibilizando sobre esta e outras técnicas [1][2].
GTD - Getting Things Done
O GTD é uma técnica um pouco complexa, e aconselho fortemente ler o livro da técnica. Vou tentar sumarizar um pouco de como utilizo a técnica, mas não se limitem apenas ao que eu relatar aqui. O primeiro ponto que a técnica reforça, é que a sua mente é um lugar perigoso de se confiar. Nós assumimos diariamente diversos compromissos internos e nos esquecemos deles. Isto nos causa uma sensação de desconfiança conosco. Por isso, nós devemos remover os compromissos e ações guardamos em nossa mente e passá-los a um sistema confiável. Desta forma não perderemos estas informações, e elas estarão ali quando precisarmos. Nesta técnica nós temos alguns elementos que lhe ajudarão a organizar suas ações.
Tirar as coisas da sua mente é o passo mais importante.
O primeiro elemento é a caixa de entrada. Ela é o local onde o toda informações que você precisa processar vão estar. Pedidos, contas a pagar, emails, recados, lembretes. Tudo aquilo que você ainda tem que analisar e tomar uma decisão estará na sua caixa de entrada. Quando você tem algo na caixa de entrada você está seguro que uma hora você vai poder recorrer a ela para realizar sua analise.
O elemento seguinte é a(s) lista(s) de tarefas. Você pode possuir quantas desejar (eu possuo apenas duas: pessoal e profissional). O mais importante sobre elas é que, quando um elemento da sua caixa de entrada é processado ele deve ser inserido na sua lista de tarefas como um projeto e um conjunto de ações que você deve realizar para finalizar aquele assunto. Caso as ações sobre determinado assunto demandem menos de 2 minutos, é aconselhado que você faça isto naquele momento, evitando de entulhar sua lista de tarefas com coisas muito pequenas.
Todo material que você tem realizado a suas tarefas é aconselhado de estar armazenado em um arquivo de referência. Este local será sua fonte de informação quando você precisar saber sobre algo que você já fez ou precisa saber.
Por último temos o calendário. O calendário serve para armazenar assuntos da sua caixa de entrada que não precisam ser tratados no momento. Você então agenda eles para que entrem na sua caixa de entrada no momento específico em que deveriam ocupar a sua mente.
O grande segredo nesta dinâmica é estar sempre "zerando" a sua lista de tarefas. Pois estes são seus elementos já processados e neles já constam as ações que você acredita que tem que tomar para finalizar cada assunto. Conforme suas tarefas se esgotam você começa a processar suas caixa de entrada (que vai gerar novas tarefas). E isso prossegue até que tudo esteja vazio =]
Este é um jogo contínuo e interminável, mas a sensação de controle passada por quem segue esta técnica é algo impressionante. Ter um sistema confiável que controla de maneira persistente aquilo que você tem que realizar e se preocupar liberta a sua mente da preocupação de se lembrar de cada detalhe de tudo que você precisa fazer. Sobrando assim mais tempo pra pensar em coisas mais interessantes.
Finalizando
Ter domínio sobre seu tempo e alcançar com efetividade seus objetivos é um elemento chave para a minha felicidade. Tentei compartilhar aqui um pouco das técnicas que uso no meu dia-a-dia. Produtividade pessoal é um assunto que me fascina bastante e espero ser inspirado a escrever um pouco mais sobre ele mais pra frente.
Comentários:
¹ - Sei que felicidade é um tema polêmico. Mas considerem aqui apenas um conceito genérico de felicidade, não precisamos entrar na filosofia do assunto.
Referências:
Imagens retiradas de:
- http://docwhisperer.wordpress.com/2007/08/11/positive-psychology-the-science-of-happiness/
- http://rafatatagiba.blogspot.com/2010/07/impor-limites.html
- http://www.walyou.com/blog/2009/04/02/hardcover-book-clock/
- http://blog.gigoo.org/2010/05/26/how-can-pomodore-help-you-shave-a-yak/
- http://www.lifehack.org/articles/productivity/5-responses-to-a-missing-task-list-crisis.html