GTDwG - Getting Things Done with Google

Eu queria falar um pouco sobre alguns aplicativos que eu uso pra me ajudar a seguir as minhas práticas. Porém achei melhor quebrar um pouco e começar leve falando sobre o GTD. Como detentor de uma Google Account, nada melhor do que tirar proveito do que a plataforma me oferece então vou tentar explicar um pouco de como uso três ferramentas da gigante para manter minhas tarefas em dia.

Caixa de Entrada - Gmail

Eu recebo toneladas de emails todos os dias (a média fica em torno de 100). Claro que eu não preciso ler todos, mas muitos possuem algo relacionado a coisas que tenho que fazer ou informações interessantes. Por isso eu sigo uma rotina bem simples para organizar meus emails:

1. Uso bem os filtros e rótulos de mensagens. Eles me dizem o que é mais importante de cara. Afinal, o rótulo da galera da faculdade não precisa ser checado com tanta presteza quanto o do projeto em que você está trabalhando. Além disso, a coloração dos rótulos ajuda a ver a gravidade de cada assunto.
2. Se não eu não quero ler, marco como lido ou mando pra lixeira. Simples e ponto. Normalmente marco apenas como lido, se algum dia retornar continuará armazenado.
3. Se já sei o que fazer, ou faço ou coloco nas tarefas (Veremos mais a frente).
4. Se é importante dedicar mais tempo a ele, para então definir o que fazer, deixo como não lido. O que marca que ele não foi tratado propriamente.

Eu procuro seguir uma política de Zero mensagens não lidas. Isso é bem importante caso você queira evitar a falência do seu email, mas mais importante ainda para seguir estes passos. Afinal, aquele número entre parênteses e o rótulo em negrito me incomodam. Considero isso muito importante para que este processo dê certo, cada item não lido é algo "solto" no ar.


Listas - Google Tasks

Existem inúmera alternativas ao GTasks, porém o fato dele vir integrado ao Gmail é insuperável. Deixando ele sempre aberto, toda vez em que você visitar a sua caixa de entrada você estará em contato direto com o que tem que fazer. Assim, utilizo esta ferramenta de acordo com as seguintes práticas:

1. Mantenho a lista sempre priorizada (mais prioritários primeiro), para poder sempre ver.
2. Se a tarefa está relacionada a um email, deixo o relacionamento explícito usando o comando "Add to tasks"
3. Coloco nomes claros e uso as descrições somente quando necessário (normalmente quando não tem email relacionado). Isso é importante para evitar de ter que "re-processar" o assunto quando for executá-lo.
4. Se concluir uma tarefa, apenas a marco. Evitar de ter uma tarefa muito grande e deixar de marcar meu avanço nela.
5. Todo início de dia, limpo as tarefas concluídas no dia anterior.
6. Reviso a lista com frequência. Ao menos uma vez na semana.

Eu possuo uma lista pessoal e uma profissional, para evitar confusões. Mas ter o menor número possível de listas é um bom hábito.


Agenda - Google Calendar

A agenda no GTD não é igual sua agenda de compromissos. Sua real função é controlar tarefas que possuem uma data para ocorrer (e não um deadline). Por isso sigo dois passos claros aqui:

1. Tarefas com data para ocorrer são marcadas com tal (Usando o campo de data do próprio GTask).
2. Emails ou assuntos que não podem ser tratados vão para o Calendário e um aviso é agendado para cair no email (e será então tratado).

Nunca coloque deadlines como datas na sua agenda, senão você não terá tempo de alcançar seu objetivo. No lugar disso, divida bem as tarefas para alcançar sua meta. Outra coisa é usar bem as configurações das notificações do GCalendar. Normalmente coloco o aviso por email com a antecedência que desejo re-processar o assunto, assim ele voltará a minha caixa de entrada quando necessário.


Suporte Mobile

Por fim, a beleza de se ter um smartphone (e no meu caso um Android) é que se tem acesso a tudo isso onde você estiver. Não importa onde estou, adicionar uma tarefa, compromisso ou anotação é simples e indolor. Isso é muito importante pois elimina a preguiça existente para se executar qualquer uma destas atividades, além de ser extremamente prático.


Lembro que toda prática de organização pessoal deve ser lida com muita crítica. Se você gostou de alguma, experimente e adapte para você de maneira que lhe agrade e funcione.